Tietosuojapolitiikka

Tietosuojaseloste

Pidämme huolta kaikkien sidosryhmiemme yksityisyydestä. Keräämme henkilötietoja vain, tarpeen mukaan, kun pätevät lailliset perusteet ovat olemassa.

Gren Group, mukaan lukien sen tytäryhtiöt, on sitoutunut kunnioittamaan yksityisyyttä ja noudattamaan sovellettavia
tietosuojaa koskevia lakeja.

Asiakkaat

Tietosuojaseloste sisältää tietoa henkilötiedon käsittelyprosessista Grenissä.

Selostetta sovelletaan, kun käytät tuotteitamme ja palveluitamme tai olet muuten vuorovaikutuksessa kanssamme. Tämä tietosuojaseloste pätee myös, jos olet yritysasiakas.

Voimme antaa tuote- tai palvelukohtaisia tietosuojatietoja palvelu- tai tuotekohtaisissa ehdoissa, tietosuojaliitteessä tai muissa selosteissa, joita saatat nähdä käyttäessäsi tuotettamme tai palveluamme.

Gren kerää ja käsittelee soveltuvin osin erilaisia henkilötietoja, kuten seuraavia:

Henkilötiedot – mukaan lukien yhteystietosi (kuten nimesi, osoitteesi, puhelinnumerosi ja sähköpostiosoitteesi), demografiset tiedot (kuten sukupuolesi, ikäsi, kielesi, kansallisuutesi, ammatilliset tiedot ja muut tiedot, kuten kiinnostuksen kohteesi tai segmenttisi), ja kansallinen henkilötunnus, jos sitä tarvitaan henkilöllisyytesi vahvistamiseen.
Sopimus- ja tapahtumatiedot – kuten tiedot sopimuksistasi, tilauksistasi, ostoistasi, maksutilastasi ja laskuistasi. tallennetut ja litteroidut puhelut; tilaukset ja opt-out; ja muut tapahtumasi kanssamme, kuten palvelupyynnöt ja viestit asiakaspalvelumme kanssa.
Maksu- ja luottotiedot – kuten maksukorttitiedot ja pankkitilitiedot, joita tarvitaan ostosten tai varojen palauttamisen ja luottokelpoisuuden vahvistamiseen.
Verkkotiedot ja tunnisteet – evästeillä tai vastaavilla tekniikoilla kerätyt tiedot palveluidemme käytöstä, kuten selaustoiminnot ja segmentit, IP-osoitteesi, evästetunnuksesi, mobiililaitteen tunnus, tiedot selaimesta ja laitteesta sekä sijainnista.
Tietoturvatiedot – tiedot, joita käytetään palveluidemme ja toimitilojemme käytön turvaamiseen, kuten salasanasi ja kirjautumistietosi, turvalokit ja kameravalvontatallenteet.
Tekniset ja kulutustiedot – kuten laitteen tai sovelluksen toimintaan liittyvät tiedot, mukaan lukien lämmön ja muiden hyödykkeiden kulutuksen ja tuotannon mittaaminen, sekä tiedot älylaitteista, mukaan lukien tiedot kaikista antureista (esim. lämpötila).

Käsittelemämme henkilötiedot sinusta tulevat eri lähteistä:

Henkilötiedot sinusta – kun tilaat tai käytät palveluitamme, tai täytät kiinnostuslomakkeen, osallistut kyselyyn tai kilpailuun, luot tilin, selaat verkkosivustoamme tai olet muuten vuorovaikutuksessa kanssamme.
Kolmannet osapuolet – kuten osoiterekisterit, luottotietotoimistot, perintätoimistot, asennuskumppanit, markkinointikumppanit ja muut tiedontoimittajat.
Gren-konsernin yritykset – jotka jakavat tietoja alla kohdassa 6 mainittuihin tarkoituksiin.

Käytämme henkilötietojasi ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka perustuvat sopimukseen, suostumukseen, lakisääteiseen velvoitteeseen ja oikeutettuun etuun. Käytämme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

3.1. Palvelun toimitus ja asiakaspalvelu

Keräämme ja käytämme sinua koskevia henkilötietoja tilausten käsittelyyn, tuotteiden ja palveluiden toimittamiseen, asiakaspalveluun sekä maksujen, sopimusten ja tapahtumien hoitamiseen.

Palvelujen toimittamiseen tarvittavat tiedot vaihtelevat kyseessä olevan tuotteen tai palvelun mukaan. Esimerkiksi verkkopalvelut voivat vaatia käyttäjän tunnistautumista, kun taas lämmityssopimukset edellyttävät kulutuksen mittaamista. Asiakaspalvelumme käsittelee pyyntösi ja viestisi palvellaksemme sinua. Asiakaspalvelu voi myös tarjota sinulle optimaalisen sopimustyypin, jonka laskemme sinulle. Saatamme olla yhteydessä kanssasi sopimuksiin liittyvissä asioissa puhelimitse, postitse, sähköpostitse, tekstiviestillä, chatilla, automaattisilla puheluilla ja muilla digitaalisilla kanavilla, mukaan lukien sosiaalinen media.

Tietojesi käsittelyperusteena palvelutoimitusta ja asiakaspalvelua varten on yleensä sopimus. Lain niin vaatiessa voimme pyytää suostumustasi tiettyjen palvelujen, esimerkiksi sijaintiin perustuvien palvelujen, toimittamiseen.

3.2. Myynti, markkinointi ja sidosryhmäviestintä

Voimme ottaa sinuun yhteyttä markkinoinnin kautta, vaikka et olisi asiakkaamme. Pyydämme suostumustasi yhteydenottoon lain niin vaatiessa, muuten yhteydenottomme perustuu oikeutettuun etuun. Ilman suostumusta voimme lähettää automaattisia sähköisiä markkinointiviestejä, jotka liittyvät asiakas- tai ammatilliseen suhteeseesi meihin, ja käyttää perinteisiä markkinointikanavia (esim. posti, puhelin, ovelta ovelle), kun paikallinen laki sen sallii. Järjestämme myös arpajaisia ja kilpailuja.

3.2.1. Asiakasmarkkinointi

Asiakasmarkkinointi on sähköistä automatisoitua markkinointia, joka lähetetään ilman lupaa olemassa oleville asiakkaille ja yritysasiakkaille niissä maissa, joissa tällainen käytäntö on sallittu.

Kuluttaja-asiakkaillemme, jotka tällä hetkellä tilaavat tuotteitamme ja palveluitamme, lähetämme säännöllisesti tarjouksia ja tietoja asiakassuhteen kannalta oleellisista tuotteista ja palveluista. Lähetämme nämä viestit siihen yhteysosoitteeseen (puhelin tai sähköposti), jonka olet antanut suhteesi yhteydessä.

Yritysasiakkaillemme (nykyisten ja tulevien asiakasyritystemme työntekijöille ja liikekumppaneille, muille sidosryhmille) lähetämme tarjouksia ja tietoja tuotteista, palveluista, promootioista ja palveluista, jotka liittyvät heidän ammatilliseen rooliinsa. Lähetämme nämä viestit asiakkaan, hänen yrityksensä tai julkisesta lähteestä saamaamme työyhteysosoitteeseen.

3.2.2. Suostumuspohjainen markkinointi

Lähetämme sinulle automaattista sähköistä markkinointia ja uutiskirjeitä, jos olet suostunut tilaamaan ne. Tämä markkinointi voi sisältää tietoa mistä tahansa Gren-konsernin tuotteista ja palveluista tai kumppanituotteista ja palveluista. Voimme myös kerätä markkinointiluvan kumppaneidemme puolesta.

3.2.3. Perinteiset markkinointikanavat

Saatamme käyttää perinteisiä markkinointikanavia (posti, puhelin, ovelta ovelle) ottaaksemme sinuun yhteyttä tuotteistamme tai palveluistamme ja kumppaneidemme tuotteista tai palveluista, ellet ole estänyt yhteystietojesi käyttöä.

3.2.4. Mitä tietoja käytetään myynnin ja markkinoinnin optimointiin (“Profilointi”)?

Markkinointiin ja mainontaan käytämme asiakassuhteen aikana ja asiakaskyselyistä kerättyjä tietoja; online-käyttäytymistiedot; ja johdettu data, joka ennustaa esimerkiksi käyttäjien kiinnostuksen kohteita. Näiden tietojen perusteella voimme tehdä markkinoinnista merkityksellisempää ja tehokkaampaa sekä lähettää sinulle yksilöllisempiä tarjouksia. Esimerkki johdetuista tiedoista on segmentti, joka kertoo, että käyttäjä asuu todennäköisesti esikaupunkialueella tai rivitalossa. Saatat myös saada kohdistetun tarjouksen esimerkiksi siksi, että olet äskettäin muuttanut.

3.2.5. Sidosryhmäsuhteet

Hoidamme sidosryhmäsuhteita kommunikoimalla oleellisista aiheista ja edistämällä järjestämiämme tapahtumia. Viestit lähetetään suoraan sähköpostitse sidosryhmiltä tai heidän yrityksiltä saatuihin yhteysosoitteisiin.

3.3. Tuote- ja palvelukehitys

Käsittelemme henkilötietoja parantaaksemme ja kehittääksemme parempia palveluita asiakkaillemme, tukeaksemme liiketoimintamme päätöksentekoa sekä ottaaksemme huomioon asiakkaidemme palautteen ja tarpeet. Tietojen käsittelyn perusteena tuote- ja palvelukehitystä varten on oikeutettu etu. Tämä tehdään esimerkiksi keräämällä palautetta suoraan käyttäjiltä käyttämällä kyselyjä, testipaneeleja, haastatteluja, kyselyitä ja muita markkinatutkimuksia; hyödyntämällä palveluidemme käytöstä syntyviä tietoja analytiikassa; käyttämällä tallennettuja tai litteroituja puheluita koulutukseen ja palvelun laadun parantamiseen; ja testaamalla järjestelmän toimivuutta tilapäisillä näytetiedoilla, jotka kerätään normaalin palvelun käytön aikana. Tietojen käsittely tuote- ja palvelukehitystä varten tapahtuu yleensä de-identifioiduilla tiedoilla siinä laajuudessa kuin se on mahdollista. Siinä tapauksessa, että kyselyn yhteydessä kerätään asiakkaan todellisia yhteystietoja tai teemme haastatteluja asiakkaan kanssa henkilökohtaisesti, voimme ilmoittaa sinulle erityisesti yhteystietojen käytöstä kyselyn tai haastattelun yhteydessä. Saatamme ajoittain käyttää näytteitä oikeista tiedoista esimerkiksi järjestelmiemme toiminnan testaamiseen.

3.4. Lakiin perustuvat velvoitteet

Käsittelemme henkilötietoja noudattaaksemme lakisääteisiä vaatimuksiamme, kuten kirjanpito- ja verolakeja sekä rahanpesun vastaisia lakeja.

3.5. Lakin perustuvien oikeuksien puolustaminen sekä palveluidemme ja asiakkaidemme turvallisuuden varmistaminen

Käytämme henkilötietoja puolustaaksemme ja turvataksemme omia oikeuksiamme ja asiakkaidemme oikeuksia. Tietojen käsittelyn perusteena oikeusvaateiden puolustamiseksi, perintään, luottotarkastuksen, tietoturvan sekä petosten ja väärinkäytösten estämiseksi on tyypillisesti oikeutettu etu. Henkilötietoja käytetään tuotteidemme ja palveluidemme turvallisuuden varmistamiseen, esimerkiksi pitämällä käyttölokeja ja järjestelmän varmuuskopioita, tunnistamalla käyttäjiä ja estämällä hyökkäyksiä.

Jos käytämme automaattista päätöksentekoa, jolla on oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia sinuun, ilmoitamme sinulle etukäteen. Mikäli tällainen automaattinen päätöksenteko ei ole lain sallimaa, ei välttämätöntä suorituksen tai kanssamme sopimuksen tekemisen kannalta, pyydämme suostumustasi.

Voit aina ilmaista mielipiteesi tai olla eri mieltä pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvasta päätöksestä sekä pyytää manuaalista päätöksentekoprosessia ottamalla meihin yhteyttä.

Gren poistaa henkilötiedot tai tunnisteelliset henkilötiedot, kun niitä ei enää tarvita tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty. Ota meihin yhteyttä saadaksesi lisätietoja siitä, kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi.

Voimme tarvittaessa jakaa henkilötietosi seuraavien kanssa:

Gren-konsernin yritykset – konserniyhtiömme voivat käyttää henkilötietojasi tässä ilmoituksessa määriteltyihin tarkoituksiin oikeutetun edun perusteella sovellettavan lain sallimissa rajoissa, mukaan lukien tuotteidensa ja palveluidensa markkinointi sinulle.
Kaupalliset kumppanit – annamme henkilötietoja kaupallisille kumppaneillemme oikeutetun edun perusteella sovellettavan lain sallimissa rajoissa. Esimerkkejä tällaisista tilanteista ovat:
Kun olet ostanut tuotteitamme ja palvelujamme kaupalliselta kumppanilta, meidän on usein vaihdettava tietoja sinusta osana tämän suhteen ja ostoksesi hallintaa – esimerkiksi tunnistaaksemme tilauksesi ja voidaksemme maksaa ne.
Kun ostat meidän kauttamme kauppakumppanimme tuotteen tai palvelun, teet siitä sopimuksen tuotetta tai palvelua myyvän kauppakumppanin kanssa. Gren veloittaa summan vain suoraan laskullesi osana järjestelyä myyjän kanssa. Gren voi luovuttaa henkilötietosi tällaiselle kauppakumppanille, jotta voimme suorittaa ostoksesi ja voidaksemme maksaa ne.
Kaupallisia kumppaneitamme ovat esimerkiksi sähköasemien huoltotoimittajat, perintätoimistot, vakuutusyhtiöt, kulutuselektroniikan jälleenmyyjät ja verkkomainoskumppanit.
Suostumus, sopimus tai pyyntö – voimme jakaa henkilötietojasi, jos meillä on siihen suostumuksesi.
Jotkut tuotteistamme ja palveluistamme antavat sinun jakaa henkilötietojasi muiden kanssa. Voimme myös jakaa henkilötietojasi kolmannelle osapuolelle, kun se on tarpeen kanssasi sopimukseen perustuvien velvoitteidemme täyttämiseksi tai pyyntösi täyttämiseksi. Ilmoitamme esimerkiksi osoitteesi postille, kuriirille tai asennuspalvelulle, jotta voimme toimittaa tilaamasi tuotteen tai palvelun.
Alihankkijamme – käytämme alihankkijoita palvelujen tarjoamiseen. Tällaisilla alihankkijoilla voi olla pääsy henkilötietoihisi ja ne käsittelevät niitä puolestamme, mutta he eivät saa käyttää henkilötietoja muuhun tarkoitukseen kuin kanssamme sovitun palvelun tarjoamiseen. Varmistamme asianmukaisin sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään tämän ilmoituksen mukaisesti. Tyypillisiä henkilötietoja käsitteleviä palveluntarjoajia ovat esimerkiksi verkonrakennuskumppanit, maksu- ja laskutuskumppanit sekä IT-ohjelmisto- ja palveluntarjoajat.
Yritysostot ja -myynnit – jos päätämme hankkia, myydä, yhdistää tai muutoin organisoida sen liiketoiminnat, tämä voi sisältää henkilötietojen paljastamisen mahdollisille tai todellisille ostajille ja heidän neuvonantajilleen.
Viranomaiset, oikeudenkäynnit ja laki – luovutamme tietojasi toimivaltaisille viranomaisille, kuten poliisille, lain edellyttämässä laajuudessa. Voimme luovuttaa henkilötietojasi myös oikeuskäsittelyn yhteydessä tai viranomaisen pyynnöstä sovellettavan lain tai oikeuden määräyksen perusteella tai oikeudenkäynnin tai viranomaisprosessin yhteydessä tai muuten lain edellyttämällä tai sallimalla tavalla.

Osa palveluntarjoajistamme ja konserniyhtiöistämme toimii kansainvälisesti, mikä tarkoittaa, että tietoja voidaan satunnaisesti paikantaa tai siirtää toiseen maahan, myös Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kun henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, Gren käyttää asianmukaisia suojatoimia, kuten Euroopan komission tarjoamia vakiosopimuslausekkeita.

Saat lisätietoja siirroista ottamalla meihin yhteyttä.

Kun käytät palveluitamme tai vierailet verkkosivuillamme, Gren voi kerätä tietoja laitteistasi evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Saat lisätietoja evästeiden hallinnasta ja verkkotietojen käytöstä lukemalla evästekäytäntömme.

Alla näet oikeutesi koskien Grenin sinua käsittelemiä henkilötietoja. Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi tai haluat käyttää niitä, ota meihin yhteyttä. Huomaa, että jotkin oikeudet eivät välttämättä ole sovellettavissa, esimerkiksi jos tietoja ei voida yhdistää sinuun.

Oikeus tutustua henkilötietoihin – sinulla on oikeus saada tietoa käsittelemästämme ja pyytää kopio henkilötiedoistasi.
Oikeus henkilötietojen oikaisemiseen – voit pyytää sinua koskevien tietojen oikaisua, jos ne eivät pidä paikkaansa tai ne on päivitettävä.
Oikeus tietojen siirrettävyyteen – voit hankkia ja käyttää uudelleen meille antamiasi henkilötietoja. Voimme toimittaa valitun joukon tiedoista koneellisesti luettavassa muodossa, jossa käsittelyn perusteena on ollut joko sopimus tai suostumus.
Oikeus poistaa – poistamme tiedot pyynnöstäsi, jos niitä ei enää laillisesti tarvita.
Oikeus peruuttaa suostumuksesi – jos olet antanut suostumuksesi tietojen käsittelyyn, sinulla on aina oikeus peruuttaa suostumuksesi.
Oikeus vastustaa käsittelyä – sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä Grenin oikeutettujen etujen vuoksi, kuten tuotteidemme ja palveluidemme kehittäminen sekä muut edellä kohdissa 3 ja 6 kuvatut tarkoitukset. Gren voi hylätä pyyntösi, jos käsittelyn jatkamiselle on painava syy.
Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä – tietyissä olosuhteissa sinulla on oikeus henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen.
Voit kieltäytyä sähköisestä markkinointiviestinnästä ja asiakaskyselyistä – jos et enää halua vastaanottaa markkinointiviestejä Greniltä, voit poistaa ne käytöstä milloin tahansa. Helpoin tapa on klikata markkinointiviestin lopussa olevaa linkkiä.
Voit kieltäytyä puhelin- ja postimarkkinoinnista – jos et enää halua vastaanottaa Greniltä markkinointipuheluita tai postimarkkinointia, voit ilmoittaa siitä asiakaspalvelun edustajille.
Evästeiden hallinta ja kohdistetun verkkomainonnan poistaminen käytöstä: Jos haluat hallita evästeitä verkkosivustoillamme tai kieltäytyä kohdistetusta verkkomainonnasta, käytä evästekäytäntömme mukaisia säätimiä.

Huomaa, että saatat saada markkinointiviestejä vielä lyhyen aikaa poistuttuasi järjestelmistämme, kun päivitämme järjestelmiämme. Käytämme myös joskus markkinointikumppaneita, jotka saattavat näyttää tuotteitamme ja palveluitamme sinulle, mutta jotka eivät ole saaneet meiltä henkilötietojasi. Jos haluat kieltäytyä tällaisesta markkinoinnista tai käyttää muita oikeuksiasi, sinun on otettava suoraan yhteyttä kyseiseen markkinointikumppaniin.

Valituksen tekeminen: Jos emme ryhdy toimiin pyyntöjesi mukaisesti, ilmoitamme sinulle syistä. Jos et ole tyytyväinen vastaukseemme tai tapaamme käsitellä henkilötietoja, ota meihin yhteyttä.

Gren pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojailmoitusta. Tietosuojailmoituksen mahdollisista muutoksista ilmoitamme verkkosivuillamme tai ottamalla yhteyttä suoraan sinuun.

Gren Group ja sen tytäryhtiöt ovat henkilötietojesi rekisterinpitäjiä. Jos haluat käyttää oikeuksiasi tai sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä, ota meihin yhteyttä tietosuojapyyntölomakkeellamme.

Lisää yksityisyyttäsi koskevia kysymyksiä ja kommentteja voi lähettää osoitteeseen:

Gren Eesti
Niidu 24
80047 Pärnu
Viro

Gren Tartto
Sõrba 54/1
50106 Tartto
Viro

Gren Viru
Puru tee Sõrba 79
31023 Ahtme, Kohtla-Järve
Viro

Gren Latvija
Pasta 47
Jelgava, LV-3001
Latvia

Gren Jelgava
Pasta 47
Jelgava, LV-3001
Latvia

Gren Lietuva
J. Jasinskio g. 16B,
LT-03163
Liettua

Konsultit ja myyjät

Gren Group, mukaan lukien sen tytäryhtiöt, on sitoutunut kunnioittamaan yksityisyyttäsi ja noudattamaan sovellettavia tietosuojalakeja.

Tämä tietosuojaseloste kuvaa kuinka Gren Group ja sen tytäryhtiöt käsittelevät henkilötietojasi. Tämä huomautus koskee henkilötietojesi käsittelyä konsultti- tai myyjäsuhteen yhteydessä.

Saatamme myös tarjota sinulle lisätietoja yksityisyydestä tiettyä järjestelmää, tuotetta tai palvelua koskevissa lisäyksissä tai muissa ilmoituksissa.

Henkilötiedot – mukaan lukien yhteystietosi (kuten nimesi, osoitteesi, puhelinnumerosi ja sähköpostiosoitteesi), demografiset tiedot (kuten sukupuolesi, ikäsi, kieli, kansallisuus, ammattitietosi) ja tarvittaessa tunnistamiseen liittyvät tietosi (esim. kansallinen henkilöllisyystodistus, passin numero).
Hallinnolliset tiedot – kuten ansioluettelosi ja pätevyydet, tiedot aiemmista tehtävistä tai projekteista, joissa olet ollut mukana, soveltuvin osin taustatarkistusten tulokset, luottotiedot, valokuvat, tapaturmatiedot, projektin työajan ja läsnäolon hallinta sekä tiedot työhön liittyvistä laitteet ja palvelut, joita käytät kanssamme työskennellessäsi, mukaan lukien mm. tallennetut ja litteroidut puhelut, koulutusten tallenteet, viestit ja tiedot, joita julkaiset itsestäsi sisäisissä ja ulkoisissa kanavissa.
Taloustiedot – kuten pankkitilisi tiedot, matka- ja muut kulut, vakuutustiedot, veronumerot.
Online-tiedot ja tunnisteet – evästeillä tai vastaavilla tekniikoilla kerätyt tiedot sisäisten palveluidemme käytöstäsi, IP-osoitteesi, evästetunnuksesi, mobiililaitteen tunnus, tiedot selaimesta ja laitteesta sekä sijainnista.
Turvatiedot – tiedot, joita käytetään palveluidemme ja toimitilojemme käytön turvaamiseen, kuten salasanasi ja kirjautumistietosi, työntekijätunnuksesi, turvalokit, tilojen sisääntulolokit ja CCTV-kameratallenteet.

Käsittelemämme henkilötiedot sinusta tulevat eri lähteistä:

Sinä ja työnantajasi – Saamme tiedot suoraan sinulta ja yritykseltä, jonka kanssa työskentelet.
Kolmannet osapuolet – Saatamme saada tietoja kolmansilta osapuolilta, kuten kansallisilta viranomaisilta (esim. poliisilta ja muilta täytäntöönpanoviranomaisilta).
Gren-konsernin yhtiöt, jotka jakavat tietoja alla kohdassa 7 mainittuihin tarkoituksiin.

Käytämme henkilötietojasi ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka perustuvat sopimukseen, suostumukseen, lakisääteiseen velvoitteeseen ja oikeutettuun etuun. Tavallisesti tietojenkäsittelyn oikeusperusta toimittajasuhteen yhteydessä on oikeutettu etumme hallinnoida yhteyshenkilöidemme, projektityöntekijöidemme tai konsulttiemme tietoja työhön liittyvissä asioissa. Lisäksi meillä on tiettyjä lakisääteisiä ja sopimusvelvoitteita, jotka edellyttävät henkilötietojen käsittelyä. Suostumista voidaan käyttää tietyissä erityistilanteissa.

Käytämme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

Toimittaja- ja konsulttisuhteiden hallinta

Käsittelemme henkilötietoja ylläpitääksemme ammatillista suhdetta liikekumppaneihimme. Tämä tarkoittaa yhteydenottoa sidosryhmiimme ja tapahtumien järjestämistä.

Työmääräysten ja toimeksiantojen hallinta, arviointi ja yleinen hallinto

Käsittelemme konsulttien henkilötietoja heidän työnsä ja toimeksiantojensa hoitamiseksi. Tarjoamme konsulteille työhön liittyviä työkaluja, koulutusta ja palveluita, hallinnoimme matka- ja kulukorvauksia ja projektitunteja, teemme sopimusten suoritusarviointia sekä hoidamme vakuutuksia ja maksuja. Henkilötietoja käsitellään myös toimittajasopimusten hoidossa, esimerkiksi salassapitosopimusten allekirjoittamisen yhteydessä.

Palvelukehitys ja raportointi

Käsittelemme henkilötietoja sisäisten palveluidemme parantamiseksi ja kehittämiseksi. Palvelukehitystä tehdään esimerkiksi keräämällä palautetta suoraan sinulta kyselyissä ja kyselyissä; hyödyntämällä palveluidemme käytöstä syntyviä tietoja analytiikassa; sekä käyttämällä nauhoitettuja tai litteroituja puheluita tietyissä toimissa koulutuksen ja palvelun laadun parantamiseksi. Meillä on myös sisäiset raportointiprosessit, joissa käytetään henkilötietoja.

Lailliset velvoitteet

Käsittelemme henkilötietoja noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme, esimerkiksi noudattaaksemme verotusta, kirjanpitoa, arvopapereita, lahjonnan torjuntaa, rahanpesun torjuntaa, terveys- ja turvallisuussääntöjä ja muita Grenille asetettuja laillisia velvoitteita.

Turvallisuuden, turvallisuuden ja laillisten oikeuksien takaaminen

Käytämme henkilötietoja varmistaaksemme tietojemme, tilojemme, tuotteidemme, palveluidemme ja henkilöstömme turvallisuuden. Tämä tapahtuu paikallisen lain mukaisesti, esimerkiksi pitämällä käyttölokeja ja järjestelmän varmuuskopioita, estämällä hyökkäyksiä, valvomalla järjestelmän käyttöä, tunnistamalla ja todentamalla henkilöitä sekä valvomalla pääsyä ja toimintoja (mukaan lukien CCTV) ja paikantamalla henkilöitä hätätilanteissa. Käsittelemme henkilötietoja myös laillisten oikeuksien puolustamiseksi, mukaan lukien petosten, teollisuusvakoilun ja muun rikollisuuden ehkäiseminen ja tutkiminen.

Jos käytämme automatisoitua päätöksentekoa, jolla on oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia sinuun, ilmoitamme siitä sinulle etukäteen. Mikäli tällainen automaattinen päätöksenteko ei ole lain sallimaa, ei välttämätöntä suorituksen tai kanssamme sopimuksen tekemisen kannalta, pyydämme suostumustasi.

Gren poistaa tai poistaa henkilötiedot, kun niitä ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty. Jos haluat lisätietoja siitä, kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi, ota yhteyttä tietosuojatiimiimme käyttämällä tietosuojapyyntölomaketta.

Voimme tarvittaessa jakaa henkilötietosi seuraavien kanssa:

Gren-konsernin yhtiöt. Konserniyhtiömme voivat käyttää henkilötietojasi tässä ilmoituksessa määriteltyihin tarkoituksiin oikeutetun edun perusteella sovellettavan lain sallimissa rajoissa.

Sinun työnantajasi. Voimme jakaa henkilötietojasi tässä ilmoituksessa määriteltyihin tarkoituksiin sen yrityksen kanssa, jonka palveluksessa olet laillisesti, oikeutetun etumme perusteella sovellettavan lain sallimissa rajoissa.

Valtuutetut kolmannet osapuolet. Voimme jakaa henkilötietojasi valtuutettujen kolmansien osapuolien kanssa oikeutetun etumme perusteella sovellettavan lain sallimissa rajoissa. Tällaisissa tapauksissa Gren varmistaa, että henkilötietojesi jakaminen on aito. Valtuutettuja kolmansia osapuolia ovat esimerkiksi Grenin asiakkaat, matkatoimistot, pankit, teleoperaattorit, vakuutusjärjestelmien tarjoajat, tilintarkastajat, ammatilliset neuvonantajat, ulkopuoliset lakimiehet, aktuaarit, lääkärit, edunvalvojat tai muut kolmannen osapuolen toimittajat.

Alihankkijamme. Käytämme alihankkijoita palvelemaan meitä. Tällaiset alihankkijat voivat päästä käsiksi henkilötietoihisi ja käsitellä niitä puolestamme, mutta he eivät saa käyttää henkilötietoja muuhun tarkoitukseen kuin meidän kanssamme sovitun palvelun tarjoamiseen. Varmistamme, että alihankkijamme käsittelevät henkilötietojasi tämän ilmoituksen mukaisesti asianmukaisin sopimusjärjestelyin. Tyypillisiä henkilötietoja käsitteleviä palveluntarjoajia ovat esimerkiksi IT-ohjelmistot ja palveluntarjoajat.

Yritysostot ja -myynnit. Jos päätämme hankkia, myydä, yhdistää tai muutoin organisoida uudelleen sen liiketoiminnat, tämä voi tarkoittaa henkilötietojen luovuttamista mahdollisille tai todellisille ostajille ja heidän neuvonantajilleen.

Viranomaiset, oikeudenkäynnit ja laki. Luovutamme tietojasi tietyille toimivaltaisille viranomaisille, kuten veronkeräyksestä vastaaville viranomaisille, tilastotiedoille tai poliisille, muille lainvalvontaviranomaisille pakottavan lain edellyttämässä laajuudessa. Voimme luovuttaa henkilötietojasi myös oikeuskäsittelyn yhteydessä tai viranomaisen pyynnöstä sovellettavan lain tai oikeuden määräyksen perusteella tai oikeudenkäynnin tai viranomaisprosessin yhteydessä tai muuten lain edellyttämällä tai sallimalla tavalla.

Gren käyttää asianmukaisia organisatorisia ja teknisiä turvatoimia suojatakseen tietosi katoamiselta tai väärinkäytöltä. Meillä on kyberturvallisuuden hallintomalli, joka kuvaa roolit ja vastuut konsernitasolla, ja ohjeissamme on yksityiskohtaista tietoa siitä, miten henkilötietoja tulee käsitellä Grenissä. Järjestämällä tiedotusohjelmia sitoutamme Grenin työntekijät tietosuoja- ja turvallisuusnäkökohtiin. Kun teemme sopimuksen kolmannen osapuolen toimittajien kanssa sellaisten palvelujen tarjoamisesta, joiden avulla he voivat päästä käsiksi henkilötietoihisi, edellytämme, että heillä on sopimuksella samanlaiset turvatarkastukset.

Kun käytät palveluitamme tai vierailet verkkosivuillamme, Gren voi kerätä tietoja laitteistasi evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Sivustomme voi sisältää myös evästeitä ja muita vastaavia kolmansien osapuolten käyttämiä tekniikoita. Saat lisätietoja evästeiden hallinnasta ja verkkotietojen käytöstä lukemalla evästekäytäntömme.

Alla näet oikeutesi koskien Grenin sinua käsittelemiä henkilötietoja. Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi tai haluat käyttää niitä, käytä tietosuojapyyntölomakettamme. Huomaa, että jotkin oikeudet eivät välttämättä ole sovellettavissa, esimerkiksi jos tietoja ei voida yhdistää sinuun.

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin – Sinulla on oikeus saada tietoa suorittamastamme käsittelystä ja pyytää kopio henkilötiedoistasi.
Oikeus henkilötietojen oikaisemiseen – Voit pyytää sinua koskevien tietojen oikaisua, jos ne eivät pidä paikkaansa tai niitä on päivitettävä.
Oikeus tietojen siirrettävyyteen – Voit hankkia ja käyttää uudelleen meille antamiasi henkilötietoja. Voimme toimittaa valitun joukon tiedoista koneellisesti luettavassa muodossa, jossa käsittelyn perusteena on ollut joko sopimus tai suostumus.
Poistooikeus – Poistamme tiedot pyynnöstäsi, jos niitä ei enää laillisesti tarvita.
Oikeus peruuttaa suostumuksesi – Jos olet antanut suostumuksesi tietojen käsittelyyn, sinulla on aina oikeus peruuttaa suostumuksesi.
Oikeus vastustaa käsittelyä – Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä Grenin oikeutettujen etujen vuoksi, kuten tuotteidemme ja palveluidemme kehittäminen sekä muut edellä kohdissa 3 ja 6 kuvatut tarkoitukset. Gren voi hylätä pyyntösi, jos käsittelyn jatkamiselle on painava syy.
Oikeus rajoittaa käsittelyä – Sinulla on tietyissä olosuhteissa oikeus käsittelyn rajoittamiseen.

Valituksen tekeminen: Jos emme ryhdy toimiin pyyntöjesi mukaisesti, ilmoitamme sinulle syyt. Jos et ole tyytyväinen vastaukseemme tai tapaamme käsitellä henkilötietoja, ota meihin yhteyttä käyttämällä tietosuojapyyntölomaketta.

Gren pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojailmoitusta. Tietosuojailmoituksen mahdollisista muutoksista ilmoitamme verkkosivuillamme tai ottamalla yhteyttä suoraan sinuun.

Lisää yksityisyyttäsi koskevia kysymyksiä ja kommentteja voi lähettää osoitteeseen:

Gren Eesti
Niidu 24
80047 Pärnu
Viro

Gren Latvija
Pasta 47
Jelgava, LV-3001
Latvia

Gren Lietuva
J. Jasinskio g. 16B,
LT-03163
Liettua

Työnhakijat

Gren Group, mukaan lukien sen tytäryhtiöt, on sitoutunut kunnioittamaan yksityisyyttäsi ja noudattamaan sovellettavia tietosuojalakeja.

Tämä tietosuojaseloste kertoo sinulle, kuinka Gren käsittelee henkilötietojasi. Tämä ilmoitus koskee henkilötietojesi käsittelyä rekrytointi- ja resursointitoimintojen yhteydessä.

Saatamme myös tarjota sinulle lisätietoja yksityisyydestä tiettyä järjestelmää, tuotetta tai palvelua koskevissa lisäyksissä tai muissa ilmoituksissa.

Gren kerää ja käsittelee erilaisia henkilötietoja, mukaan lukien:

Henkilötiedot – mukaan lukien yhteystietosi (kuten nimesi, osoitteesi, puhelinnumerosi ja sähköpostiosoitteesi), demografiset tiedot (kuten sukupuolesi, ikäsi, kielesi ja kansallisuutesi).

Rekrytointitiedot – kuten hakemuksesi ja ansioluettelosi, haastattelutiedot, videohaastattelut, aiempien työnantajien suositukset ja muut kolmansien osapuolien referenssejä, tiedot osaamisestasi, pätevyydestäsi, taidoistasi, työkokemuksestasi ja koulutuksestasi. Koska ryhdymme toimenpiteisiin ennen mahdollisen työsopimuksen solmimista, voimme myös kerätä tuloksia tarvittavista terveys-, huume-, tausta- (mukaan lukien turvatarkastus), psykometrisista ja soveltuvuuskokeista ja riippuen siitä, mihin tehtävään haet ja missä rekrytointitoimia varten.

Tunnistustiedot – kuten henkilöllisyystodistus ja kansallinen henkilötunnus.
Verkkotiedot ja tunnisteet – evästeiden tai vastaavien tekniikoiden avulla kerätyt tiedot palveluiden käytöstäsi, mukaan lukien IP-osoitteesi, evästetunnuksesi ja mobiililaitteen tunnus.

Käsittelemämme henkilötietoja eri lähteistä:

Sinä, kun lähetät meille tietosi, mukaan lukien hakemuksesi tai ansioluettelosi, tai kun olet muuten vuorovaikutuksessa kanssamme.

Kolmannet osapuolet, kuten rekrytointitoimistot, referenssesi ja aiemmat työnantajat, lääketieteellisten tai terveystarkastusten tarjoajat ja viranomaiset tai muut taustatarkastuksia suorittavat osapuolet. Hankimme suostumuksesi tällaiseen keräämiseen, jos sovellettava laki sitä vaatii.

Gren-konsernin yhtiöt, jotka jakavat tietoja alla kohdassa 6 mainittuihin tarkoituksiin.

Käytämme henkilötietojasi ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka perustuvat oikeutettuun etuun ja laillisiin velvoitteisiin. Voimme myös käyttää henkilötietojasi suostumuksesi perusteella sen lisäksi, että luotamme oikeutettuun etuun (varsinkin jos sovellettavan lain mukaan tarvitaan lisäsuostumuksia).

Pääasialliset käyttötarkoitukset, joita varten käsittelemme henkilötietoja, on lueteltu alla:

Rekrytointi ja resursointi: Käytämme henkilötietojasi ottaaksemme sinuun yhteyttä esimerkiksi ilmoittaaksemme hakemuksesi tilasta tai saadaksemme lisätietoja. Käytämme henkilötietojasi myös haastattelujen ja arvioiden, arvioiden, referenssien ja taustatarkistuksia laatimiseen ja suorittamiseen sovellettavan lain sallimalla tavalla.

Työntekijätietueen luominen: Jos Gren palkkaa sinut, hakuprosessin aikana antamasi henkilötiedot voivat tulla osaksi työntekijätietueeseesi ja niitä voidaan käyttää urasi hallintaan Grenissä.

Palvelukehitys ja analytiikka: Voimme käyttää henkilötietojasi rekrytointiprosessiemme ja muiden niihin liittyvien palveluidemme parantamiseen ja kehittämiseen sekä analytiikan luomiseen. Pyrimme käyttämään tunnistamattomia tietoja mahdollisuuksien mukaan.

Palvelujemme ja järjestelmiemme turvallisuus: Henkilötietoja käytetään palveluidemme ja järjestelmien tietoturvan varmistamiseen.
Lailliset velvoitteet: Käsittelemme henkilötietoja noudattaaksemme lakisääteisiä velvoitteitamme.

Jos käytämme automaattista päätöksentekoa, jolla on oikeudellisia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia sinuun, ilmoitamme sinulle etukäteen. Jos tällainen automatisoitu päätöksenteko ei ole lain sallimaa, ei välttämätöntä suorituksen tai sopimuksen tekemisen kannalta, pyydämme suostumustasi.

Gren poistaa tunnistetiedot tai henkilötiedot, kun niitä ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty. Jos Gren palkkaa sinut, henkilötiedoistasi voi tulla osa työntekijärekisteriäsi. Jos haluat lisätietoja siitä, kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi, käytä tietosuojapyyntölomaketta.

Voimme tarvittaessa jakaa henkilötietosi seuraavien kanssa:

Kolmannet osapuolet. Gren voi jakaa henkilötietosi valtuutettujen kolmansien osapuolten kanssa, jotka käsittelevät henkilötietoja Grenille tässä lausunnossa kuvattuihin tarkoituksiin. Näitä voivat olla rekrytointikonsultit tai -toimistot, testitoimittajat, IT-ohjelmistojen ja -palvelujen tarjoajat ja muut, jotka auttavat meitä täyttämään avoimia työpaikkoja ja arvioimaan työnhakijoiden soveltuvuutta. Nämä valtuutetut kolmannet osapuolet eivät saa käyttää henkilötietojasi muihin tarkoituksiin. Vaadimme heitä toimimaan johdonmukaisesti tämän lausunnon mukaisesti ja käyttämään asianmukaisia toimenpiteitä henkilötietojesi suojaamiseksi.

Viranomaiset, oikeudenkäynnit ja laki. Luovutamme tietojasi toimivaltaisille viranomaisille, kuten poliisille, lain edellyttämässä laajuudessa. Voimme luovuttaa henkilötietojasi myös oikeuskäsittelyssä tai viranomaisen pyynnöstä sovellettavan lain tai oikeuden määräyksen perusteella tai oikeudenkäynnin tai viranomaisprosessin yhteydessä tai muuten lain edellyttämällä tai sallimalla tavalla.

Osa palveluntarjoajistamme ja konserniyhtiöistämme toimii kansainvälisesti, mikä tarkoittaa, että tietoja voidaan ajoittain paikantaa tai siirtää toiseen maahan, myös Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kun henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, Gren käyttää asianmukaisia suojatoimia, kuten Euroopan komission tarjoamia mallisopimuslausekkeita. Saat lisätietoja siirroista ottamalla yhteyttä tietosuojatiimiimme käyttämällä tietosuojapyyntölomaketta.

Gren käyttää asianmukaisia organisatorisia ja teknisiä turvatoimia suojatakseen tietojasi katoamiselta tai väärinkäytöltä. Meillä on kyberturvallisuuden hallintomalli, joka kuvaa roolit ja vastuut konsernitasolla, ja ohjeemme antavat yksityiskohtaista tietoa siitä, miten henkilötietoja on käsiteltävä Grenissä. Osallistamme Grenin työntekijöitä tietosuoja- ja turvallisuusnäkökohtiin. Kun teemme sopimuksia kolmannen osapuolen toimittajien kanssa tarjotaksemme palveluita, joissa he voivat käyttää henkilötietojasi, edellytämme sopimuksessa, että heillä on samanlaiset turvatoimet kuin Grenissä.

Kun käytät palveluitamme tai vierailet verkkosivuillamme, Gren voi kerätä tietoja laitteistasi evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Verkkosivustomme voi sisältää myös kolmansien osapuolten käyttämiä evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita. Saat lisätietoja evästeiden ja verkkotietojen käytön hallinnasta lukemalla evästekäytäntömme.

Evästeet

Alla on luettelo oikeuksistasi koskien henkilötietoja, joita Gren käsittelee sinusta. Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi tai haluat käyttää niitä, käytä tietosuojapyyntölomakettamme. Huomaa, että osa oikeuksista ei välttämättä ole sovellettavissa, esimerkiksi jos tietoja ei voida yhdistää sinuun.

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin – Sinulla on oikeus saada tietoa suorittamastamme käsittelystä ja pyytää kopio henkilötiedoistasi.
Oikeus henkilötietojen oikaisemiseen – Voit pyytää sinua koskevia tietoja korjattavaksi, jos ne eivät pidä paikkaansa tai niitä on päivitettävä.
Oikeus tietojen siirrettävyyteen – Voit hankkia ja käyttää uudelleen meille antamiasi henkilötietoja. Voimme tarjota valikoidun aineiston toimitetuista tiedoista koneellisesti luettavassa muodossa, jossa käsittelyn perusteena on ollut suostumus.
Oikeus tietojen poistamiseen – Poistamme tiedot pyynnöstäsi, jos niitä ei enää laillisesti tarvita.
Oikeus peruuttaa suostumuksesi – Jos olet antanut suostumuksesi tietojen käsittelyyn, sinulla on aina oikeus peruuttaa suostumuksesi.
Oikeus vastustaa käsittelyä – Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä Grenin oikeutettujen etujen, kuten rekrytointiprosessimme kehittämisen, perusteella.
Oikeus rajoittaa käsittelyä – Tietyissä tilanteissa sinulla on oikeus käsittelyn rajoittamiseen.

Valituksen tekeminen. Jos emme ryhdy pyyntöjesi mukaisiin toimiin, ilmoitamme sinulle syyt. Jos et ole tyytyväinen vastaukseemme tai tapaan, jolla käsittelemme henkilötietoja, ota meihin yhteyttä käyttämällä tietosuojapyyntölomaketta. Jos et vieläkään ole tyytyväinen käsittelyyn, voit ottaa yhteyttä tietosuojaviranomaiseen.

Gren pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Mahdollisista muutoksista tietosuojailmoitukseen ilmoitetaan verkkosivustollamme tai viestimällä suoraan sinulle.

Muita yksityisyyttäsi koskevia kysymyksiä ja kommentteja voi lähettää osoitteeseen:

Gren Eesti
Niidu 24
80047 Pärnu
Viro

Gren Latvija
Pasta 47
Jelgava, LV-3001
Latvia

Gren Lietuva
J. Jasinskio g. 16B,
LT-03163
Liettua